POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
I. INTRODUCCIÓN
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización reconoce la importancia de garantizar la protección, confidencialidad,
integridad y disponibilidad de los datos personales de todas las personas naturales con quienes mantiene algún tipo
de relación, tales como trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos,
visitantes y demás grupos de interés.
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho
fundamental al habeas data, así como de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la
organización adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, mediante la cual se
establecen los principios, directrices y compromisos institucionales que orientan el tratamiento de la información
personal que repose en las bases de datos de la empresa.
Esta política tiene como finalidad garantizar que el tratamiento de datos personales se realice de manera
responsable, transparente y segura, respetando los derechos de los titulares y cumpliendo con la normativa vigente
en materia de protección de datos personales.
La presente política será revisada y actualizada periódicamente cuando se presenten cambios normativos,
organizacionales o tecnológicos que lo requieran, o como mínimo cada dos (2) años, con el fin de asegurar su
vigencia y adecuada aplicación dentro de la organización.
II. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, principios y responsabilidades para el adecuado tratamiento de los datos personales
recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos o suprimidos por Lácteos del Cesar S.A. en
Reorganización, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales
y asegurando la protección de los derechos de los titulares de la información.
III. ALCANCE
La presente política aplica a todas las actividades que involucren el tratamiento de datos personales realizadas por
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización.
Así mismo, aplica a:
Todos los trabajadores y colaboradores de la empresa.
Clientes y consumidores.
Proveedores y contratistas.
Aspirantes a procesos de selección.
Visitantes a las instalaciones.
Aliados comerciales.
Cualquier persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la organización.
Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores y colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de relaciones contractuales
con la empresa.
IV RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, será
la entidad encargada de decidir sobre las bases de datos y el tratamiento de la información personal que recolecte
en el desarrollo de sus actividades.
Datos de identificación del responsable del tratamiento:
Razón social: Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización
NIT: 892301290
Domicilio: Valledupar, Cesar, Colombia
Dirección: Carrera 7a #30a 04 Barrio 12 de octubre
Correo electrónico: klarens@klarens.com.co
V. MARCO NORMATIVO
VI. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la normativa vigente en
materia de protección de datos personales:
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural
determinada o determinable.
• Dato público: Es el dato o información que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de
comerciante o servidor público.
• Datos privados: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar
discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas,
afiliación sindical, datos relativos a la salud o datos biométricos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento
de los datos.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que administra (decide sobre) la base de datos y
el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza la administración del tratamiento de
datos personales por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa de
protección de datos personales.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo
impida.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VIII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización podrá realizar el tratamiento de datos personales para las siguientes
finalidades:
• Gestión de procesos de selección, vinculación y retiro laboral.
• Administración de nómina, seguridad social y obligaciones laborales.
• Gestión de bienestar, capacitaciones y evaluación de desempeño.
• Cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
• Control de ingreso, seguridad y videovigilancia en las instalaciones.
• Reportes ante entidades del sistema de seguridad social y terceros autorizados cuando sea necesario para
la ejecución de la relación laboral.
• Solicitar, consultar y verificar información personal, académica, laboral y de seguridad social ante entidades
públicas y privadas, conforme a la normativa vigente.
• Realizar consultas en listas restrictivas y verificación de antecedentes disciplinarios, administrativos,
fiscales, judiciales y en sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del
terrorismo (SARLAFT/SAGRILAFT).
• Utilizar los medios tecnológicos que he suministrado, como los correos electrónicos, números de teléfonos
(Fijos y celulares) llamadas telefónicas, WhatsApp u otros canales de comunicación para el envío de
citaciones a procesos disciplinarios, notificaciones y remisión de pruebas.
• Recolección, almacenamiento y tratamiento de datos biométricos (huella y/o reconocimiento facial) con
fines de identificación, control de acceso, permanencia y seguridad en las instalaciones.
• Realizar visitas domiciliarias con fines de verificación de información, estudios de seguridad o envío de
documentación, así como actualizar la dirección de residencia cuando sea necesario, comprometiéndose el
trabajador o colaborador a mantener e informar de manera oportuna el cambio de su domicilio con el
propósito que está información siempre esté actualizada.
• Transferir y/o transmitir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del país, cuando sea necesario
para el desarrollo de la relación laboral, cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
IX. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
1. Información de contacto: La empresa podrá tratar información de contacto como nombres, número de
identificación, dirección, teléfonos y correos electrónicos con el fin de gestionar relaciones laborales,
comerciales, contractuales y administrativas.
2. Información laboral: Podrá tratarse información relacionada con hojas de vida, experiencia laboral,
certificados académicos, historial de empleo, evaluaciones de desempeño, afiliaciones a seguridad social y
demás datos requeridos para la gestión del talento humano.
3. Información financiera y comercial: Podrán tratarse datos relacionados con pagos, facturación, cuentas
bancarias, historial de compras y demás información necesaria para la gestión administrativa, financiera y
contable.
4. Información de seguridad: La empresa podrá tratar datos relacionados con controles de acceso, registros de visitantes y sistemas de videovigilancia con el fin de garantizar la seguridad de las instalaciones.
X. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización reconoce que los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad
del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros:
• Datos relacionados con la salud
• Datos biométricos
• Información de origen racial o étnico
• Convicciones religiosas o filosóficas
• Afiliación sindical
El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando:
• El titular haya otorgado autorización explícita.
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular.
• Exista obligación legal que lo autorice.
La empresa garantizará medidas reforzadas de seguridad para la protección de este tipo de información.
XI. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD.
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización reconoce que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y
adolescentes debe responder y respetar el interés superior de los menores.
En consecuencia:
• El tratamiento de estos datos se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario.
• Se garantizará el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
• Se solicitará autorización previa de los padres o representantes legales.
XII. DECLARACIÓN
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización reconoce el derecho fundamental de todas las personas a la protección
de sus datos personales, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y desarrollado
mediante la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
En virtud de lo anterior, la organización adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, mediante
la cual establece los principios, compromisos y lineamientos institucionales que orientan el adecuado manejo de la
información personal que sea recolectada, almacenada, usada, circulada, transmitida o suprimida en el desarrollo
de sus actividades empresariales.
La empresa se compromete a que todo tratamiento de datos personales se realizará con observancia estricta de los
principios constitucionales y legales que rigen la protección de datos personales en Colombia, así como bajo
estándares de seguridad, responsabilidad y transparencia.
1. Principios del tratamiento de datos
1.1. Principio de legalidad:
El tratamiento de datos personales que realice Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización
se desarrollará en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos
personales, garantizando que todas las actividades relacionadas con la recolección,
almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de información personal se
encuentren debidamente soportadas en disposiciones legales o autorizaciones
válidamente otorgadas por los titulares.
Ningún dato personal será recolectado o tratado sin que exista una base jurídica legítima
que respalde dicho tratamiento.
1.2. Principio de finalidad
Los datos personales recolectados por la empresa serán utilizados únicamente para finalidades legítimas,
específicas, explícitas e informadas previamente al titular, las cuales deberán estar relacionadas con el
objeto social de la organización, el desarrollo de relaciones contractuales, el cumplimiento de obligaciones
legales o el desarrollo de actividades administrativas propias de la operación empresarial.
La empresa se compromete a no utilizar la información personal para fines diferentes a aquellos para los cuales
fue recolectada, salvo autorización expresa del titular o cuando exista obligación legal.
1.3. Principio de libertad:
El tratamiento de datos personales se realizará únicamente con el consentimiento previo, expreso e
informado del titular, salvo en los casos en los que la ley autorice el tratamiento sin requerir autorización.
La empresa garantizará que toda autorización otorgada por los titulares sea obtenida mediante mecanismos
que permitan su posterior consulta, tales como formatos físicos, registros electrónicos, sistemas de información
o cualquier otro medio que permita demostrar el cumplimiento del deber legal de obtener autorización.
1.4. Principio de veracidad o calidad de la información
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización solicitará a quien suministre la información personal objeto de
tratamiento que esta sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, evitando el uso de
datos parciales, incompletos o que puedan inducir a error.
1.5. Principio de transparencia
La empresa garantizará a los titulares el derecho a conocer en cualquier momento la existencia, uso y
tratamiento de sus datos personales, facilitando el acceso a la información que repose en las bases de datos
de la organización. Para tal efecto, se establecerán mecanismos de consulta y canales de comunicación que
permitan a los titulares ejercer sus derechos de manera clara, oportuna y eficaz.
1.6. Principio de acceso y circulación restringida
El tratamiento de datos personales se realizará únicamente por personas autorizadas por la empresa o por quienes
cuenten con autorización del titular o habilitación legal para acceder a la información.
La organización garantizará que los datos personales no estén disponibles en medios de acceso público o masivo, salvo en los casos en que se trate de información pública o exista autorización expresa del titular.
El acceso a las bases de datos estará restringido mediante controles administrativos, tecnológicos y de seguridad
de la información.
1.7. Principio de seguridad de la información.
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales
necesarias para proteger los datos personales contra:
Pérdida
Alteración
Uso indebido
Acceso no autorizado
Divulgación fraudulenta
Estas medidas incluirán controles de acceso a sistemas de información, políticas de seguridad informática, control
de archivos físicos y digitales, capacitación al personal y mecanismos de auditoría interna.
1.8. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales dentro de la organización estarán
obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación
laboral o contractual con la empresa.
El acceso y divulgación de datos personales se realizará únicamente en los casos autorizados por la ley o por el
titular de la información.
2. Compromiso institucional con la protección de datos
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización adopta un enfoque institucional orientado a la responsabilidad
demostrada en protección de datos personales, mediante la implementación de controles administrativos,
operativos y tecnológicos que permitan garantizar el adecuado tratamiento de la información personal.
Para tal efecto, la empresa se compromete a:
Implementar políticas internas de protección de datos personales.
Capacitar a los colaboradores en materia de protección de datos.
Implementar controles de acceso y seguridad de la información.
Registrar y administrar adecuadamente las bases de datos de la organización.
Atender oportunamente las consultas y reclamos presentados por los titulares.
Realizar seguimiento periódico al cumplimiento de la normativa aplicable.
3. Responsabilidad en el tratamiento de datos
Todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal en el ejercicio de sus
funciones deberán cumplir estrictamente con las disposiciones establecidas en la presente política.
El incumplimiento de las disposiciones relacionadas con la protección de datos personales podrá dar lugar a medidas
disciplinarias internas, responsabilidades contractuales o sanciones legales, conforme a lo establecido en la
normativa vigente.
4. Transferencia y transmisión de datos personales
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización podrá realizar transferencia o transmisión de datos personales a terceros
cuando sea necesario para el desarrollo de sus actividades empresariales, siempre garantizando el cumplimiento de
la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
La transferencia de datos personales podrá realizarse cuando la empresa deba compartir información con
proveedores, contratistas, aliados comerciales o entidades que participen en la ejecución de actividades relacionadas
con el objeto social de la organización.
En todos los casos en que se realice transferencia o transmisión de datos personales, la empresa garantizará que
los terceros receptores de la información adopten medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las
establecidas en la presente política.
Cuando la transferencia de datos personales se realice a terceros ubicados fuera del territorio nacional, la empresa
verificará que el país receptor garantice niveles adecuados de protección de datos personales conforme a lo
establecido en la normativa colombiana.
En caso contrario, la empresa adoptará mecanismos contractuales o jurídicos que permitan garantizar la protección
de los datos personales transferidos.
5. Procedimiento para consultas, peticiones y reclamos:
Los titulares de datos personales podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión de
sus datos personales mediante la presentación de consultas o reclamos dirigidos a Lácteos del Cesar S.A. en
Reorganización.
5.1. Consulta: Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la
empresa. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de su recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado indicando los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá la consulta,
la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.
5.2. Reclamos: Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser
corregida, actualizada o eliminada, o cuando considere que se ha incumplido la normativa de protección de
datos personales, podrá presentar un reclamo ante la empresa.
El reclamo deberá contener:
Nombre e identificación del titular.
Descripción de los hechos que motivan el reclamo.
Dirección de contacto.
Documentos que se quieran hacer valer.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a
su recepción.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado indicando los motivos
de la demora y la nueva fecha de respuesta.
5.3. Canales de atención
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: servicioalcliente@klarens.com.co / pqr@klarens.com.co
Dirección física: Carrera 7a # 30a 04 Barrio 12 de octubre
5.4. Vigencia de la política
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de su fecha de aprobación y
permanecerá vigente mientras Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización realice tratamiento de datos personales
en el desarrollo de sus actividades empresariales.
Las bases de datos administradas por la empresa tendrán una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir con
las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales, así como para dar cumplimiento a las
obligaciones legales, contractuales o regulatorias que resulten aplicables.
La empresa podrá modificar la presente política en cualquier momento cuando se presenten cambios normativos,
organizacionales o tecnológicos que lo requieran. Cualquier modificación será informada oportunamente a los
titulares de los datos personales mediante los canales de comunicación establecidos por la organización.
XIII. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales,
se compromete a:
• Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar al titular la finalidad del tratamiento de los datos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso
no autorizado.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Tramitar consultas y reclamos en los términos establecidos por la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten incidentes de seguridad que
comprometan la información personal.
XIV. RESPONSABLES
Gerente general
Aprobar la Política de Tratamiento y Protección de
Datos Personales. Garantizar los recursos necesarios
para su implementación y cumplimiento. Promover la
cultura organizacional orientada a la protección de
datos personales.
Jurídica
Interpretar la normativa aplicable en materia de
protección de datos personales. Asesorar a la
organización en el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012
y demás disposiciones reglamentarias. Atender
requerimientos de autoridades competentes como la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Talento humano
Gestionar y custodiar la información personal de los
colaboradores y aspirantes a procesos de selección.
Administrar los formatos de autorización para
tratamiento de datos personales. Garantizar que el
tratamiento de datos laborales se realice conforme a la
normativa vigente.
Gestión documental y archivo
Garantizar la adecuada organización, custodia,
conservación y disposición de la información personal
contenida en archivos físicos y digitales. Definir
lineamientos para el manejo documental de información
personal conforme a la Tabla de Retención
Documental.
Área de sistemas
Implementar controles tecnológicos para la protección
de la información personal. Administrar los sistemas de
información y bases de datos de la organización.
Garantizar la seguridad informática, control de accesos
y respaldo de la información.
Auditoría interna
Verificar el cumplimiento de la presente política
mediante auditorías internas. Evaluar la efectividad de
los controles establecidos para la protección de datos
personales. Emitir recomendaciones de mejora cuando
sea necesario.
Colaboradores y contratistas
Cumplir con los lineamientos establecidos en la
presente política. Garantizar la confidencialidad y
adecuado uso de la información personal a la cual
tengan acceso en el ejercicio de sus funciones.
Reportar incidentes relacionados con la seguridad de la
información.
Todos los trabajadores, colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales en el desarrollo
De sus funciones deberán garantizar el cumplimiento de los principios y lineamientos establecidos en la presente
política, así como reportar cualquier incidente relacionado con la seguridad o uso indebido de la información.
XV. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Con el fin de garantizar el cumplimiento efectivo de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos
Personales, Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización implementará mecanismos administrativos, técnicos y
organizacionales que permitan asegurar el adecuado manejo de la información personal y el respeto de los derechos
de los titulares.
Los siguientes mecanismos permitirán realizar el seguimiento, control y mejora continua del tratamiento de datos
personales dentro de la organización:
XVI. INSTRUMENTO DE COMUNICACIÓN ALTITULAR
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización pondrá a disposición de los titulares de la información un Aviso de
Privacidad mediante el cual se informará de manera clara y expresa:
• La existencia de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
• Las finalidades del tratamiento de los datos personales.
• Los derechos que le asisten a los titulares de la información.
• Los canales y mecanismos disponibles para que los titulares puedan ejercer sus derechos de acceso,
actualización, rectificación o supresión de sus datos personales.
El Aviso de Privacidad podrá ser comunicado a través de medios físicos, electrónicos o digitales utilizadas por la
organización en el desarrollo de sus actividades.
XVII. RETENCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que sea
necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones
legales, contractuales o regulatorias.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o vencidos los términos legales de conservación, la información
podrá ser eliminada, anonimizada o archivada conforme a las disposiciones del sistema de gestión documental y las
Tablas de Retención Documental de la organización.
XVIII. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
Lácteos del Cesar S.A. en Reorganización se reserva el derecho de modificar la presente política cuando se
presenten cambios normativos, organizacionales o tecnológicos que así lo requieran.
Cualquier modificación será informada oportunamente a los titulares de los datos personales a través de los canales
de comunicación institucionales.
XIX. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se rige por la legislación de la República de
Colombia, especialmente por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Cualquier controversia relacionada con el tratamiento de datos personales será conocida por las autoridades
competentes conforme a la normativa vigente.
XX. CONTROL DE CAMBIOS